Dokumentomsetning er en viktig lenke i arbeidsflyten

Under dokumentstyringen forstås reglene, påsom fremmer de underskrevne avgjørelsene innen bedriften eller institusjonen fra det tidspunkt de mottok dem til arkivoppbevaring. Grunnlaget for dette konseptet er mottak av dokumentet, dets vurdering, overføringen til styrende organer, gjennomføring av organisatoriske tiltak for utførelse, sertifisering, registrering, lagring.

Dette er en prosess som tar hensyn til bevegelsens forekomsterdokument sammen med fartens bevegelse gjennom disse tilfellene. Dokumentomsetning er en prosess som må korreleres med informasjonsaktiviteten til det administrative apparatet, med dokumentasjon av hver enkelt beslutning, lagring av nylig mottatte dokumenter.

Et stort antall mangler i aktiviteterMange kontrollapparater er forbundet med dårlig organisering av dokumentbevegelse. For eksempel bør prosessen med sirkulasjon av et ledelsesbeslutningsdokument inneholde tre obligatoriske komponenter:

• Informativ støtte til avgjørelsen (dette inkluderer pålitelig informasjon som bekrefter at beslutningen er riktig);
• dokumentere selve avgjørelsen (administrativt dokument)
• kontroll over implementering (som inkluderer organisering av det foreslåtte arbeidet, metodene for å utføre oppgaven, overholdelse av vilkår og betingelser).

Som det fremgår av eksemplet ovenfor,dokument sirkulasjon er innsamling av informasjon på grunnlag av hvilken en administrativ beslutning vil bli utstedt; utarbeidelse av løsningen selv, inkludert redigering, forhandling, utarbeidelse av godkjenning. Alle disse stadiene krever at dokumentets bevegelse ikke bare går mellom de strukturelle delene av bedriften, men også mellom utøvere, fra teknikere, spesialister, til ledere. Konklusjonen fra dette eksemplet er at jo høyere hastigheten på dokumentbevegelsen, jo høyere kvaliteten på dens gjennomføring på hvert bestemt stadium, desto bedre er prosessen med å administrere bedriften som helhet.

Begrepet i seg selv kom fram i litteraturen tilbake i 1920år. På den tiden ble det antatt at arbeidsflyten var organisering av arbeid rettet mot den rasjonelle oppbyggingen av statsapparatet som helhet, fordelingen av ansvar blant de ulike artister og tjenester. I 1931 foretok Institutt for ledelsesteknologi det første forsøket på å regulere de enhetlige prinsippene for organisering av registrehåndtering. Reglene ble lagt ned, i henhold til hvilken mottak, leveranse av dokumenter, regler for gjennomføring, regulering av signering skal gjøres. De neste stadiene i utviklingen av økonomien fikk lovgivende regulering av et slikt konsept som kontorarbeid, hvor hovedvekten var på individuell teknisk drift. Dokumentet sirkulasjon programmet ble ikke nevnt av disse lovgivningen, selv om alt i alt utgjorde å organisere dokumentbevegelsen. Siden 1974 ble hoveddokumentet som regulerer hele prosessen med dokument sirkulasjon, som har vært i kraft til dags dato, signert.

Denne lovgivningen er kalt "Unitedstatlig system for journalføring "(EGSD), punkter som er dedikert til organiseringen av bevegelsen av dokumenter, teknologiske metoder for behandling og søknad reglene i denne samlingen formulert grunnregelen :. 'dokument - en rask bevegelse av instrumentet på mest konsis måte, inkluderer et minimum tid og arbeid." bare ved å praktisere Fastsettelse av reglene, kan du forvente en forbedring i folks levestandard, vekst av staten økonomien.

For å nå disse målene trenger vi klare, disiplinerte, ansvarlige ledere, for hvem implementeringen av dokumenthåndtering basert på YGSD vil være et spørsmål om ære og samvittighet.

</ p>